Der Faktor Mensch entscheidet: Fünf Tipps für erfolgreiche Projektarbeit

Theoretisch wissen wir alles über Projektarbeit und was sie zum Erfolg führt. In der Praxis scheitern dennoch rund zwei Drittel aller Projektvorhaben. Die Folge: Zeit und Kosten laufen aus dem Ruder, wichtige zukunftssichernde Entwicklungen bleiben auf der Strecke. Warum? Weil sich bei der Planung und Steuerung oft viel Aufmerksamkeit auf Prozesse, Tools und Technik richtet – und zu wenig auf die Menschen im Projekt. Dabei liegt gerade hier der Schlüssel für Erfolg oder Misserfolg.

Das Wichtigste in Kürze: Fünf Tipps für erfolgreiche Projektarbeit:

1. Herausforderung anders Führen: Mit Motivieren und Kommunizieren kommen Sie ans Ziel!
2. Wie werden wir von einer Arbeitsgruppe zum Projektteam? Fördern Sie den Sozialisierungsprozess!
3. Sozialisierungsbeschleuniger Kick-off: Lassen Sie Ihr Team gemeinsam etwas erleben!
4. Weder Spaßveranstaltung noch Fachkongress: Nutzen Sie regelmäßige Off-Sites zur Beziehungs- und Vertrauenspflege!
5. Expertenwissen für den Erfolgsfaktor Mensch: Holen Sie sich einen Projektteam-Coach ins Boot!

Projekte bringen Menschen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen zusammen, um für eine bestimmte Zeit eine bestimmte Aufgabe gemeinsam zu lösen. Das gesammelte Expertenwissen soll sich dabei so bündeln, dass ein optimales Ergebnis im Sinne des Projektziels erreicht wird.

Herausforderung anders Führen

Der Projektleiter ist in der Regel zwar der fachliche, nicht aber der disziplinarische Vorgesetzte der Projektmitarbeiter. Er muss also auch anders führen. Statt auf die nicht vorhandene hierarchische Autorität zu bauen, gilt es, immer aufs Neue zu motivieren, zu begeistern und zu kommunizieren – und das nicht nur mit den Mitarbeitern. Erfolgreiche Projektleiter sind auch mit deren Vorgesetzten in der Linie gut vernetzt, vor allem dann, wenn sich Projekt und Linie Mitarbeiter teilen. Denn hier gibt es früher oder später fast immer Konflikte darüber, wem wie viel Zeit des jeweiligen Mitarbeiters zusteht (auch wenn das im Vorfeld noch so klar definiert wird). Eine tragfähige, vertrauensvolle Beziehung zwischen Projektleiter und den Vorgesetzten kann dabei viel Konfliktpotenzial entschärfen.

Von der Arbeitsgruppe zum Projektteam

Im Projekt treffen Menschen aufeinander, die vorher meist nicht zusammengearbeitet haben. Anders als in der Linienorganisation gibt es untereinander und mit dem Projektleiter keine gemeinsame Vergangenheit und damit keine Vertrauensbasis, die auch über schwierige Phasen hinweg trägt. Damit aus der losen Arbeitsgruppe ein Team entsteht, braucht es eine gemeinsame Sozialisierung, die normalerweise in vier Phasen verläuft: Von freundlich-vorsichtiger Distanz (man kennt sich noch nicht) über Sturm und Drang (man rauft sich) und Harmonisierung (es ist klar, wer was tut und wie) zur Leistungsphase, in der alle an einem Strang ziehen und das Team seine optimale Performance erreicht.

Kick-off als Sozialisierungsbeschleuniger

Dieser Prozess lässt sich abkürzen, indem man an den Anfang des Projekts einen gezielten Sozialisierungsbeschleuniger setzt: Ein intensives, informelles Kennenlernen, bei dem es nicht um Arbeitsprozesse, sondern um die menschlichen Beziehungen geht. Denn Vertrauen entsteht immer nur in Menschen und nicht in deren Expertise oder beruflicher Rolle – und ohne Vertrauen und Teamgeist gibt es keinen Projekterfolg. Gute Projektleiter überlassen deshalb diesen Teambildungsprozess nicht dem Zufall, sondern steuern und fördern ihn gezielt. Am besten geht das, indem das Projektteam herausgelöst aus dem beruflichen Umfeld gemeinsame Erfahrungen macht und nach dem Prinzip des Erfahrungslernens in der Natur zusammen ein kleines Projekt besteht, etwa einen Floß- oder Brückenbau oder eine Funkorientierung durch unvertrautes Gelände. Dabei können die Mitarbeiter sich als Team ausprobieren und zusammenraufen: „Miteinander Füreinander” lautet das Erfolgsrezept.

Gute Beziehungen sind kein Selbstläufer

Sozialisierung und Teamentwicklung sind Kernaufgaben der Projektleitung. Ein großer und häufiger Fehler ist es, zu glauben, dass das schon irgendwie von selbst passiert oder nach dem geglückten Start zum Selbstläufer wird. In jedem Projektteam (wie in jedem Leben) gibt es Krisen. Um diese als Team zu überstehen, statt auseinander oder übereinander her zu fallen, müssen Vertrauen und gute Kommunikation immer neu erlebt und entwickelt werden. In jeden Projektplan gehören deshalb regelmäßige Off-Site-Termine. Keine Grill- oder Kegelabende und keine Meetings zum Thema „Wo steht das Projekt fachlich?“, sondern der gemeinsame Blick auf die Arbeitsbeziehungen: Wo läuft es rund – wo nicht? Welche Probleme gibt es untereinander? Wer braucht was, damit wir gemeinsam erfolgreich arbeiten können?

Den Erfolgsfaktor Mensch professionalisieren

Projektleiter unterpriorisieren diesen Aspekt oft, weil sie ohnehin so viel auf der Agenda haben. Deshalb ist es sinnvoll, sich auch für den Faktor Mensch einen Experten ins Boot zu holen – genauso, wie es in jedem Projekt Spezialisten für Technik, IT oder bestimmte fachliche Aufgaben gibt. Ein Projektteam-Coach plant, organisiert und begleitet Kick-off- und Off-Site-Termine und kümmert sich zusammen mit dem Projektleiter um Aufbau und Pflege einer Projektkultur, welche die notwendigen menschlichen Rahmenbedingungen für den gemeinsamen Projekterfolg schafft. Denn der kann sich erst dann einstellen, wenn der Faktor Mensch im Projekt die gleiche professionelle Beachtung erfährt wie Prozesse oder technische Faktoren.