Tagungen und Workshops in Zeiten von Corona – Welche Maßnahmen Hotels treffen

Um den Veranstaltungsbetrieb wieder hochzufahren, ist ein Umdenken für die Planung und Durchführung von Tagungen und Events zwingend. Was jetzt zählt ist, angemessen auf die Herausforderungen der “neuen Normalität” zu reagieren.

Wir haben mit Profis aus dem Hotelfach gesprochen und erfahren, welche Maßnahmen sie umsetzen, damit Tagungsgäste in Ihren Häusern optimal betreut werden.

 

Die Interviewpartner:
Pascal Woerlé, Direktor im Panoramahotel Oberjoch – das Hotel liegt in bester Lage auf 1.200 m Höhe und spricht in hohem Maße Naturliebhaber, Kraftsuchende, Feinschmecker und Wellnessfans sowie Tagungsgruppen an.
Fabienne Schneider, seit 2018 Leiterin Event & Veranstaltung im Hotel Edita – dieses Hotel liegt in Scheidegg, einem der sonnigsten Orte Deutschlands und wurde erst 2018 eröffnet. Es bietet alles für Natur-und Wanderliebhaber und auch für den Tagungsgast.
Martina Betz, Abteilungsleiterin bei den Explorer Hotels, einer Kette von Design-Budgethotels im deutschsprachigen Alpenraum - an allen Standorten finden sich klimaneutrale Passivhäuser, das Konzept wendet sich an modernes, sportliches Klientel, Familien und Tagungsgäste.

1. Welche konkreten Änderungen gibt es jetzt im Ablauf

...beim Check-in:

Pascal Woerlé - Panorama Hotel Oberjoch: “Unsere Gäste werden natürlich wie stets aufs Freundlichste begrüßt und mit allen wichtigen Informationen versorgt. Umfassende Infos gibt es zu allen Hygienemaßnahme und Verhaltensregeln für Sauna, Restaurant und die anderen Hotelbereiche. Trotz Corona bieten wir unseren Gästen Hausführungen, Gepäckservice und vieles mehr. Die Kommunikation beim Check-in und -out wird durch eine Plexiglas-Trennwand erleichtert, die das maskenfreie Arbeiten erlaubt. Für die Handreinigung halten wir angewärmte, feuchte Tücher auf Wunsch zur Verfügung.”

Fabienne Schneider – Hotel Edita: “Beim Check-in weisen unsere Mitarbeiter nochmals auf die Abstandsregelung sowie die Maskenpflicht im gesamten Hotel hin. Ebenfalls werden die Laufwege im Hotel genau erklärt, sowie die Aufzugregelung mit nur einer erlaubten Hausgemeinschaft pro Aufzug. Außerdem werden bereits beim Check-in die Frühstückszeiten abgefragt und einzelnen Zeitfenstern zugeordnet. Die Nutzung von Wellnessbereich und Fitnessstudio ist per Voranmeldung möglich. Über die Vergabe von separaten Zugangskarten kontrollieren wir die Personenanzahl.”

Martina Betz – Explorer Hotels: “Viele Prozesse und Standards haben wir angepasst. So erhalten die Gäste zum Beispiel vor Anreise einen Link, in dem sie ihre Meldedaten einfach und bequem online hinterlegen können. Der Check-in wird damit noch schneller und unkomplizierter. Alle Gäste bekommen zudem einen Fragebogen, mit dem sie bestätigen, dass sie sich gesund fühlen und sich in den letzten Tagen vor Anreise nicht in einem Risikogebiet aufgehalten oder Kontakt zu einer infizierten Person hatten.”

...bei den Mahlzeiten:

Pascal Woerlé - Panorama Hotel Oberjoch: “Wir bieten wie bisher Frühstück, Kuchen, Snack im SPA Bistro sowie unseren Jamei-Käse in Buffetform an. Alle Gäste müssen Handschuhe und Mund-Nasenschutz tragen, während sie etwas vom Buffet nehmen.  Sobald sie sich am Tisch einfinden, darf die Maske abgelegt werden. Alles andere läuft wie gewohnt auf höchstem Niveau: Im Hotelrestaurant genießen unsere Gäste ein 5-Gang-Menü, im 1200NN gehobene Küche mit Steak & Fisch vom Lavagrill. Und in unserer urigen Alpe Untere Schwande gibt es abends Kässpatzen. Im Restaurant sorgen Plexiglasscheiben für den nötigen Schutz, wenn es nicht möglich ist, die vorgeschriebenen 1,5m Abstand einzuhalten, im 1200NN gibt es zwei Essenszeiten. damit der Abstand gewahrt werden kann. Für alle Räumlichkeiten haben wir ein spezielles Lüftungskonzept.

Fabienne Schneider Hotel Edita: “ Wir haben unser Restaurant komplett umgerüstet und umstrukturiert, damit wir unseren Gästen und auch unseren Mitarbeitern die nötige Sicherheit gewährleisten können. Momentan gibt es natürlich weniger Tische im Restaurant wie vor Corona dies dient aber auch dem Schutz unserer Gäste und Mitarbeiter. Unser Frühstücksbuffet ist mittlerweile wieder „relativ“ normal. Das bedeutet unsere regionalen Speisen werden wieder frisch serviert! Darüber sind wir wirklich alle sehr froh. Die Gäste können sich am Buffet mit Mund-Nasenschutz, Handschuhen und natürlich ausreichend Abstand am Buffet bedienen. Ebenfalls müssen sich die Gäste für alle öffentlichen Zugänge anmelden bzw. reservieren. So ist es beim Frühstück, Mittagessen und auch Abendessen. Hier können wir den Gästen definitiv den Abstand und auch einen idealen Service gewährleisten! Ohne Reservierung ist es gut möglich, dass wir den Gästen keinen Tisch anbieten können..”

Martina Betz – Explorer Hotels: “Für die Sicherheit der Gäste haben wir das Frühstücksbuffet etwas umgestaltet. Die Gäste können sich aber darauf verlassen, dass es Ihnen beim Frühstück an nichts fehlen wird – versprochen! Auch die Eierbratstation hat ihren Betrieb wieder aufgenommen - mit ausreichend Abstand heißt es hier wieder: Wer macht das schönste Omelette?"

2. Gibt es ein spezielles Hygienekonzept und besondere Maßnahmen für Tagungen und Workshops?

Pascal Woerlé - Panorama Hotel Oberjoch: “Bei den Tagungen ist kaum etwas verändert, bis auf die Maskenpflicht beim Bewegen im Raum sowie in den Kaffeepausen, die in Buffetform stattfinden. Zusätzlich stehen Tische und Stühle so weit auseinander, dass 1,5 Meter Abstand eingehalten werden. Selbstverständlich haben wir auch hier ein spezielles Lüftungskonzept.”

Fabienne Schneider – Hotel Edita: “Hier wird nochmals auf die Corona-Bestimmungen, wie das Abstandhalten und den Mund-Nasenschutz hingewiesen. Auch im Foyer der Tagungsräume stehen Desinfektionsspender bereit. Die Kaffeepausen werden aktuell im Tagungsraum direkt angerichtet, um ein großes Personenaufkommen im Foyer zu vermeiden. Die Bestuhlung im Tagungsraum ist auf die Abstandsregeln angepasst. Natürlich sind die Abstandsregeln auch beim Mittagessen oder Abendessen gewährleistet. Wir setzen unsere Tagungsgäste nicht im Tagungsraum auseinander und beim Mittagessen wieder zusammen. Das macht wirklich keinen Sinn. Deswegen sind wir bei den Vorbereitungen mit den Gästen für die Tagungen auch deutlich mehr in Kontakt als vor Corona. Es wird vieles im Voraus mit den Organisatoren abgesprochen und das hilft für natürlich beide Seiten – Gäste und Mitarbeiter sind immer auf den neuesten Stand!”

Martina Betz – Explorer Hotels: “ In unseren Hotels sind Tagungen wieder möglich. Die ersten Tagungsgäste durften wir schon wieder begrüßen und wir können nur betonen, dass es ein tolles Miteinander war. Verständnis auf beiden Seiten, hier und da ein Kompromiss, der auf Grund der aktuellen Situation, z. B. bei der Bestuhlung im Tagungsraum erforderlich war, aber unterm Strich glückliche Gäste, die es genossen haben, die Bürowände mal wieder mit einer echten Allgäuer Bergkulisse tauschen zu dürfen.”

3. Was wird getan, um die Gäste optimal zu schützen?

Pascal Woerlé - Panorama Hotel Oberjoch: “Wir machen da sehr viel: Desinfektion, Laufwege, Hygienekonzept, Lüftungskonzept, Erhöhung der Reinigungsintervalle, Schulung der Mitarbeiter, Kommunikation mit den Gästen (persönlich, über Plakate, Newsletter, Tablets in den Zimmern usw.), Maximalanzahl in den Saunen etc.”

Fabienne Schneider – Hotel Edita: “ Es werden wirklich alle Vorschriften und noch mehr eingehalten. Unsere Mitarbeiter werden geschult, Hygienestationen sind im gesamten Haus verfügbar, Uhrzeiten für die Mahlzeiten werden direkt beim Check in abgefragt, Laufwege wurden im gesamten Hotel erstellt. Wie vorhin schon beschrieben, wird wirklich alles niedergeschrieben. Welcher Gast wann und vor allem wo in unserem Haus war und somit wissen wir auch mit welchem Mitarbeiter er möglicherweise in Kontakt war. Wir können dann genau nachvollziehen, wenn Corona bei uns eintreffen sollte, wen wir direkt kontaktieren und informieren müssen.“

Martina Betz – Explorer Hotels: “Gleich beim Betreten des Hotels fällt sie sofort auf: die neue Hygiene-Bar in den Foyers. Ein imposantes Granitbecken auf Altholzfundament mit sensorgesteuerten, berührungslosen Wasserhähnen. Die Explorer Hygiene-Bar ist Bestandteil unseres neuen Schutz- und Hygienekonzeptes. Hier können sich die Gäste gleich bei Anreise und in Folge während des Aufenthaltes immer wieder die Hände waschen und desinfizieren – es gibt sogar eine Handlotion mit Explorer Duft. Darüber hinaus dient die Hygiene-Bar unseren aktiven Gästen auch zum Auffüllen ihrer Trinkflaschen mit frischem Quellwasser.Unsere Explorer Buddies (so nennen wir unsere Mitarbeiter in den Explorer Hotels) müssen einen lückenlosen Nachweis erbringen, dass sie sich an alle Sicherheits- und Hygienevorgaben halten. So können wir größtmögliche Sicherheit für unsere Hotelgäste und auch für unsere Mitarbeitern garantieren.

4. Wurden aufgrund der aktuellen Lage die Stornierungsbedingungen angepasst?

Pascal Woerlé - Panorama Hotel Oberjoch: “Ja, wir haben die Stornobedingungen für unsere Gäste angepasst und stellen uns gerne individuell auf die aktuellen Bedürfnisse unserer Gäste ein. Für uns steht ganz klar die Sicherheit unserer Gäste und Mitarbeiter an erster Stelle. Außerdem haben wir, seit die Coronapandemie herrscht, schon wieder über 50 Veranstaltungen von bis zu 100 Personen durchgeführt. Diese sind alle reibungslos abgelaufen und mit einer hohen Kundenzufriedenheit bewertet.”

Fabienne Schneider – Hotel Edita: “ Corona ist definitiv ein Ausnahmezustand. Hier kann weder unser Gast noch wir etwas dafür, dass storniert werden muss. Deswegen schauen wir natürlich nach einer passenden Lösung, für unseren Gast und auch wenn möglich für uns. Beispielsweise bieten wir kostenfreie Verschiebungen an oder Gutscheine. Wir sind immer stets bemüht eine Lösung zu finden, mit der wir unseren Gast zufrieden stellen können.”

Martina Betz – Explorer Hotels: “Auch in Sachen Stornierung heißt es in den Explorer Hotels: Safety first! Denn wir buchen kostenfrei um oder stornieren kostenfrei, sollte es wieder zu Reisebeschränkungen o. ä. kommen. Mit unseren Firmengruppen, Tagungen und Incentives vereinbaren wir sehr individuelle und kulante Stornobedingungen.”