03.07.2018 Vom traditionellen Arbeiten zum agilen Prozess

Branche: Versicherungsbranche – Human Resources
Ansprechpartner: Herr M. Stramminger, Human Resources Manager
Teilnehmer: dynamisches Team aus ca. 40 Nachwuchsführungskräften

Wie in mittlerweile fast jeder Branche ist agiles Arbeiten auch für unser Versicherungsunternehmen der Schlüssel, um moderne Herausforderungen erfolgreich zu meistern. Unsere HR-Abteilung, die Führungsebene und alle Mitarbeiter müssen die Arbeitsweisen stetig optimieren, sonst bleiben wir nicht wettbewerbsfähig. Dementsprechend war es nun meine Aufgabe, einen eineinhalbtägigen Workshop für unsere rund 40 Nachwuchsführungskräfte zu organisieren. Da unsere “jungen” Führungskräfte näher an den einzelnen Teams und Mitarbeitern sind, war es wichtig, den Weg von unseren zum Teil sehr traditionellen Managementmethoden und Organisationsformen hin zum effektiveren, agilen, selbstorganisierten und teambasierten Arbeiten zu schaffen.

Da ich bereits bei anderen Teambuildingmaßnahmen mit der Firma faszinatour aus dem Allgäu eng und gut zusammengearbeitet hatte, besprach ich mit meiner dortigen Ansprechpartnerin telefonisch meine Ideen und Wunschvorstellungen. Mein Schwerpunkt lag bei dieser Anfrage eher auf dem theoretischen Teil und einem Indoorseminar und nicht so sehr auf einer Outdooraktion. Passend dazu benötigten wir eine entsprechende Tagungslocation mit genügend Workshopräumen.

Bei dem Telefonat mit faszinatour merkte ich schnell, dass das Thema “Agiles Arbeiten in der VUCA-Welt" bereits bekannt war. Das Gespräch war super und effektiv, da mir gleich eine neue Idee aufgezeigt wurde, an die ich bisher noch nicht gedacht hatte. Nachdem ich das ausgearbeitete Angebot erhielt, die Rahmenbedingungen stimmten und wir uns intern auf einen Termin einigten, konnte ich faszinatour die Freigabe für die Umsetzung geben.

Da wir keine langen Transferzeiten wollten, blieben wir für das Seminar in der Nähe von Stuttgart. Nach der Begrüßung und einem kurzen Get Together starteten wir mit unserem Seminar. Bei der Moderation wurde ich von einer faszinatour Seminarleiterin unterstützt. Wir hatten in der telefonischen Vorbesprechung gemeinsam die Schwerpunkte bereits festgelegt und konnten dem Team daher den Inhalt bestmöglich präsentieren.

Zu Beginn stellten wir die wichtigsten Konzepte vor und arbeiteten gemeinsam das Wesentliche heraus. Nach dem Mittagessen gingen wir mit der Gruppe dann doch ins Freie. Gemeinsam mit der faszinatour Beraterin hatten wir uns bei der Ausarbeitung des Angebots dann doch dazu entschieden, zusätzlich zum theoretischen Teil auch noch einen interaktiven Part an der frischen Luft mit einzubauen. Das Verständnis vom agilen Arbeiten sollte durch eine lebendige Simulation und die eigene Erfahrung verstärkt und untermauert werden. Das sollte beim Team für ein optimales Verständnis und einen perfekten Praxistransfer sorgen.

Wir trafen uns auf dem Platz vor dem Hotel und die Seminarleiterin stellte dem Team die kommende Aufgabe vor. Innerhalb von 2 Stunden sollte das Team eine Kugelbahn konstruieren, die bei Inbetriebnahme einwandfrei funktioniert. Die Teilnehmer konnten dafür auf einen großen Materialpool mit verschiedenen Stangen, Trichtern, Glocken, Rollen, Latten, Leisten und zahlreichen anderen Utensilien zugreifen. Für mehr Interaktion wurde unsere Gruppe zunächst in sechs Kleinteams eingeteilt, wobei jedes Team einen Abschnittsplan erhielt und für die Konstruktion und Umsetzung eines Teilbereichs verantwortlich war. Jeder Teilabschnitt musste noch ein bestimmtes Kriterium erfüllen, z.B. die Kugel muss durch einen Tunnel, einmal frei fallen, durch eine 360° Kurve etc.

Entscheidend für den Erfolg war jedoch immer der Blick für das Gesamtprojekt und eine gute Abstimmung untereinander, alle Teams mußten Hand in Hand zusammenarbeiten und richtig performen. Nachdem wir jedoch mit dieser Herausforderung agiles Arbeiten abbilden wollten, gab es nach kurzer Bauzeit zur Überraschung der Teilnehmer von der Moderatorin eine erste Intervention. Die Starthöhe der Kugelbahn wurde erhöht. Das bedeutete für einige Teams eine komplette Umplanung ihres Abschnittes. Weitere Änderungswünsche folgten, wie z.B. sollte zusätzliches Material (Glocken) verbaut werden und beim Zieleinlauf sollte es noch einen “Knalleffekt” geben. Diese zusätzlichen Änderungen sorgten bei den Teilnehmern wirklich für wahrnehmbaren Stress.

Die Absprachen funktionierten nicht mehr und an den Bauabschnitten wurde es hektischer und chaotischer. Als es dann auch noch zu einer ‚Jobrotation‘ (Teammitglieder wurden untereinander ausgetauscht) kam, war der Ärger deutlich hörbar. Während der Bauaktion bekam ich einen sehr guten Eindruck von den Teilnehmern, den Aktionen und Reaktionen. Vieles war analog zu unseren täglichen Herausforderungen im Arbeitsalltag. Durch einen gezielten kurzen Break von der Seminarleiterin konnte sie die Gruppe wieder ins Boot holen und für die letzten Bauminuten erneut richtig motivieren. Als die Zeit abgelaufen war, war die Spannung wirklich wahrnehmbar. Nachdem die einzelnen Teams ihre Bauabschnitte präsentiert haben, erfolgte der Start.

Jeder stand an der Kugelbahn und folgte mit den Augen dem Verlauf. Bei jedem bewältigten Hindernis gab es Applaus und Jubel und als dann die Kugel in den Zielbecher fiel und den Knall auslöste, gab es kein Halten mehr. Ich habe wirklich sehr gestaunt, welche Wirkung und Reaktionen dieses Bauprojekt auf unsere Führungskräfte hatte.

Am Abend wartet als Belohnung noch ein leckeres BBQ auf das Team. Und selbst beim Abendessen war das Projekt Kugelbahn mit den ganzen Interventionen noch ein Thema. Am nächsten Vormittag ging es wieder in den Seminarraum. Dort wurde das Projekt noch einmal ausführlich reflektiert. Dabei standen verschiedene Fragen im Fokus. Wie ging es den Teilnehmern bei den kurzfristigen Änderungswünschen? Was hat gut funktioniert und was eher nicht? Welche Fehler hätten vermieden werden können und das wichtigste welche Erkenntnisse können wir mit in unsere Arbeitswelt mitnehmen?

Der Vormittag verging schnell und nach dem Mittagessen sind wir wieder in die Firma gefahren. Ich war sehr froh, dass wir zusätzlich zu den theoretischen Inhalten auch die praktische Übung gemacht haben, da jede Führungskraft die Erfahrung gemacht hat, wie wichtig es ist, agile Arbeitsweisen anzuwenden.

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